Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

slidewizard.ai GmbH, Zimmermannstr. 5, 70182 Stuttgart, Deutschland, info@slidewizard.ai.

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht benannt.

2. Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für die Web-App unter app.slidewizard.ai (und test.slidewizard.ai), das SlideWizard-Add-in für Microsoft PowerPoint und die zugehörigen Schnittstellen. Für Inhalte, die ein Kunde in SlideWizard verarbeitet, ist der Kunde Verantwortlicher. Wir handeln dann als Auftragsverarbeiter nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung von Web-App und Add-in, Anmeldung, Verwaltung von Organisationen, Erstellung und Bearbeitung von Folien und Präsentationen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Abrechnung, Rechnungen, steuerliche Aufbewahrung: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.
• Sicherheit, Missbrauchsprävention, Fehleranalyse, stabiler Betrieb: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Nachweis der Annahme von AGB und AVV: Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO.
• Optionale Dienste nur mit Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), wenn sie ausdrücklich aktiviert werden.

4. Hosting, Betrieb und Serverlogs

Datenbank, Dateien, Hintergrundverarbeitung und Schnittstellen betreiben wir bei Amazon Web Services (AWS) in der Region Frankfurt (eu-central-1). Ein unabhängiges Protokoll für Löschaufträge liegt bei AWS in Irland (eu-west-1).

Die Web-App wird über Vercel ausgeliefert. Einzelne Funktionen der Web-App können derzeit außerhalb der EU (USA) ausgeführt werden. Dabei werden technische Zugriffsdaten und die Inhalte der jeweiligen Anfrage verarbeitet.

Beim Aufruf verarbeiten wir technische Zugriffsdaten (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, URL, Referrer, Browser- und Geräteinformationen, HTTP-Status, Fehler- und Sicherheitsereignisse) zur Bereitstellung, Fehlersuche und Sicherheit.

5. Anmeldung, Konto und Organisationen

Für Registrierung, Anmeldung und Sitzungen nutzen wir Auth0 (Okta). Verarbeitet werden insbesondere Auth0-User-ID, E-Mail-Adresse, Name, Anmeldezeitpunkte und technische Sitzungsdaten. In unserer Datenbank speichern wir Konto-, Organisations-, Mitgliedschafts-, Rollen-, Einladungs- und Abrechnungsstatusdaten.

6. Annahme von AGB und AVV

Bei der Registrierung einer Organisation bestätigt die registrierende Person die Annahme der AGB und des AVV im Namen der Organisation. Wir speichern dazu das Dokument, seine Version, den Zeitpunkt und die bestätigende Person. Bei wesentlichen Änderungen bitten wir erneut um Bestätigung.

7. Präsentationen, Prompts, Vorlagen und Uploads

Wenn Nutzer Folien oder Präsentationen erstellen oder bearbeiten, verarbeiten wir Prompts, Chatnachrichten, Präsentationsstrukturen, Folieninhalte, Vorlagen, hochgeladene Dateien, Ergebnisdateien, Vorschaubilder, Exporte, Bearbeitungshistorien und technische Auftragsdaten.

Nutzer dürfen keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) und keine vertraulichen Daten Dritter eingeben, wenn dafür keine Rechtsgrundlage besteht.

8. KI-Verarbeitung

Zur Erstellung und Bearbeitung von Inhalten senden wir die dafür nötigen Inhalte (Prompts, Folien- und Präsentationsinhalte, Chatverläufe, hochgeladene Referenzen) an KI-Dienste:

• OpenAI (OpenAI Ireland Ltd. / OpenAI, L.L.C.): Text- und Bildverarbeitung.
• Google Cloud (Vertex AI) (Google Cloud EMEA Ltd. / Google LLC): Text- und Bildverarbeitung.

Die Anbieter verarbeiten diese Daten als Unterauftragsverarbeiter nur zur Erbringung der Leistung. Nach ihren Vertragsbedingungen werden die über die Programmierschnittstellen übermittelten Daten nicht zum Training ihrer Modelle verwendet.

Wir nutzen diese Inhalte nicht für Werbung und verkaufen sie nicht. Es findet keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

9. Agent-Chat im PowerPoint-Add-in

Das Add-in speichert den Verlauf des Agent-Chats zusätzlich in der PowerPoint-Datei, damit er nach dem erneuten Öffnen weitergeführt werden kann. Der gespeicherte Verlauf ist mit einem Schlüssel verschlüsselt, den nur die Person erhält, die den Chat geführt hat. Andere Personen, die die Datei öffnen, sehen den Chat nicht. Mit der Löschung des Kontos wird dieser Schlüssel gelöscht. Gespeicherte Verläufe sind danach nicht mehr lesbar. Ältere, vor dieser Änderung unverschlüsselt gespeicherte Verläufe werden nur der ursprünglichen Person wieder angezeigt und beim nächsten Speichern ersetzt.

10. Abrechnung und Zahlungen

Für Checkout, Abonnement, Rechnungen und Zahlungsarten nutzen wir Paddle (Paddle.com Market Ltd.) als Merchant of Record. Zahlungsdaten werden im Paddle-Checkout verarbeitet. Wir speichern Paddle-Kunden-, Subscription- und Transaktions-IDs, Plan- und Testphasenstatus, Nutzungs- und Abrechnungsereignisse.

11. E-Mail und Benachrichtigungen

Einladungen, Freigaben und betriebliche E-Mails versenden wir über IONOS (SMTP).

12. Cookies und lokaler Speicher

Web-App und Add-in nutzen technisch notwendige Cookies und lokale Speicherwerte für Anmeldung, Sicherheit, Checkout und Arbeitsbereich. Details: /cookies. Analyse- oder Marketing-Cookies setzen wir nicht ein.

13. Empfänger und Unterauftragsverarbeiter

14. Drittlandtransfers

Soweit Anbieter Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeiten, stützen wir die Übermittlung auf einen Angemessenheitsbeschluss (insbesondere das EU-U.S. Data Privacy Framework, soweit der Anbieter zertifiziert ist) oder auf EU-Standardvertragsklauseln mit ergänzenden Maßnahmen.

15. Speicherdauer und Löschung

• Konto-, Organisations- und Präsentationsdaten speichern wir für die Dauer der Nutzung.
• Löschung auf Wunsch: Inhaber einer Organisation können die Löschung der Organisation, Mitglieder die Löschung ihres Kontos in den Einstellungen beantragen. Der Antrag wird nach einer Wartefrist von 14 Tagen ausgeführt und kann bis dahin zurückgenommen werden. Vorher kann eine Kopie der Daten heruntergeladen werden (Art. 15, 20 DSGVO).
• Bei der Löschung einer Organisation kündigen wir ein laufendes Abonnement bei Paddle. Wir löschen Inhalte, Dateien, Konten und Anmeldedaten. Wir behalten nur die Paddle-Kunden- und Subscription-ID sowie die Rechnungsdaten bei Paddle, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (§ 147 AO, § 257 HGB, bis zu 10 Jahre).
• Nach einer Löschung verbleiben Daten höchstens 14 Tage in Sicherungskopien und werden danach überschrieben.
• Technische Logs speichern wir nur so lange, wie es für Betrieb und Sicherheit nötig ist.

16. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der DSGVO das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch und Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft. Export und Löschung stehen in den Einstellungen der Web-App bereit. Im Übrigen genügt eine E-Mail an info@slidewizard.ai.

17. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.